Home » Kolom Tetap » Time Management that Works (2): Sederhana!

Time Management that Works (2): Sederhana!

ap

Oleh: Agung Praptapa*

Waktu terus berputar. Ungkapan tersebut untuk menunjukkan kepada kita bahwa waktu adalah sumber daya (resources) yang sangat berharga. Satu detik saja kita lewati, itu akan menjadi sejarah. Saat kita sedang menyetir mobil misalnya. Kita mengantuk, tetapi kita memutuskan bertahan menyetir mobil tersebut karena tanggung, sebentar lagi sampai. Ternyata, dalam satu detik kita terlelap, tertidur. Dan, crash! Mobil kita menabrak pohon. Keputusan yang salah dalam “satu detik” saja membuat kita berbeda.

Tadinya kita adalah orang kuat yang sedang menyetir dan satu detik kemudian sudah berubah menjadi “korban kecelakaan” yang tidak berdaya. Demikian seterusnya, waktu terus berjalan. Keputusan demi keputusan harus kita buat. Salah mengambil keputusan akan membuat kita menjadi manusia yang berbeda. Di sini kita bisa melihat bahwa menajemen waktu pada hakikatnya adalah manajemen diri.

Manajemen waktu yang efektif harus disertai dengan manajemen diri yang baik. Mari kita mulai dengan perencanaan waktu yang juga harus disertai dengan perencanaan diri tentunya. Kata kunci agar perencanaan waktu efektif adalah bahwa perencanaan tersebut harus “sederhana”. “Tugas kita adalah berusaha sedangkan keputusan final ada ditangan Tuhan.” Ungkapan tersebut menunjukkan bahwa di dunia ini tidak ada kepastian yang 100 persen karena keputusan terakhir ada di tangan Tuhan. Untuk itulah, perencanaan yang sangat rumit akan menjadi tidak berarti apabila ternyata apa yang terjadi dalam jangka pendek ternyata sudah berbeda dengan apa yang direncanakan.

Kalau hal tersebut terjadi, berarti kita harus menyusun kembali rencana yang rumit tersebut dengan rencana berikutnya. Tetapi, kalau perencanaan yang kita buat sederhana, perbedaan yang kecil dalam pelaksanaan tidak menuntut perubahan perencanaan. Seperti apa perencanaan yang sederhana itu?

Pertama, perencanaan yang sederhana adalah yang mengandung gambaran masa depan yang bisa diungkapkan dalam kalimat sederhana. Saat anak kecil ditanya, “Ingin jadi apa kamu kalau besar nanti?” Mereka akan menjawab dengan sangat jelas, “Aku mau jadi dokter”, “Aku mau jadi pilot. Jelas dan sederhana sekali gambarannya. Coba kita tanyakan pada diri sendiri, ingin menjadi apa kita nanti? Jawabannya akan sangat rumit. Padahal, seharusnya sudah semakin jelas karena keadaan kita saat ini sudah tergambar jelas. Tetapi, yang kita inginkan di masa depan kita kan banyak?

Boleh saja. Kita boleh saja ingin menjadi profesor dan menjadi penulis. Boleh juga menjadi pengusaha, pembicara, dan penyanyi. Silakan, mau sedikit boleh, mau banyak juga boleh. Yang penting di sini bukan banyak atau sedikit, tetapi mudah digambarkan.

Kedua, perencanaan yang sederhana adalah yang mudah didokumentasikan. Beberapa penulis maupun trainer mengenai manajemen waktu sering memberikan metode manajemen waktu dengan menggunakan tabel-tabel yang rumit. Kita diwajibkan untuk selalu memegang pena, untuk mengisi kolom ini dan itu, membuat analisis dengan metode ini dan itu, yang hanya membuat kita sibuk melakukan pekerjaan administrasi tentang bagaimana kita akan “mengisi” waktu kita.

Saya tidak menyalahkan metode tersebut, karena kalau kita mampu mengerjakan, itu memang akan membuahkan dokumentasi manajemen waktu yang baik dan rapi. Hanya saja, pengalaman menunjukkan bahwa kebanyakan orang yang disibukkan dengan masalah dokumentasi dan administrasi biasanya hanya mampu melakukannya di awal-awal program pelatihan saja. Setelah beberapa waktu mereka akan merasa kerepotan.

Untuk mengatasi kerepotan ini sebenarnya kita bisa dibantu dengan teknologi handphone. Saat ini, hampir semua orang memiliki handphone. Fasilitas note, calender, atau task yang ada di handphone akan membantu kita agar tidak kerepotan mendokumentasikan rencana kita. Bagaimana memanfaatkan fasilitas tersebut akan kita bicarakan kemudian.

Ketiga, perencanaan yang sederhana harus menempatkan diri kita sebagai “manusia”, bukan mesin. Sebagai manusia kita perlu istirahat, perlu menyapa orang, terkadang gelisah, terkadang sangat optimistik, suka makanan dan minuman yang enak, ingin menonton TV, dan sebagainya. Keadaan tersebut tidak memungkinkan kita untuk “diprogram” seperti mesin. Kalau mesin bisa kita program dengan presisi yang sangat tinggi, jam sekian harus menyala, setelah jam sekian dan sekian detik harus mati. Perencanaan yang manusiawi tidak mungkin dengan presisi yang demikian tinggi. Ada toleransinya. Hanya saja, yang harus kita jaga adalah jangan sampai toleransi tersebut membuat kita menjadi sembarangan, tanpa target waktu.

Memang beberapa orang pernah mencoba perencanaan waktu yang sangat presisi, disertai dengan menit dan detik. Dari satu rencana ke satu rencana dirancang dengan sangat kaku sehingga seperti manusia robot. Dalam satu atau dua hari mungkin orang tersebut bisa bertahan dengan perencanaannya, namun setelah beberapa hari akan kecapaian. Dan, bisa jadi malahan membenci perencanaan waktu karena merasa sangat terikat dan tertekan. Jangan sampai karena sedang dalam suatu misi pekerjaan dengan presisi yang sangat tinggi, kita malah tidak punya waktu untuk menyapa dan bersalaman dengan teman kantor.

Tiga hal tersebut merupakan landasan untuk perencanaan waktu yang sederhana. Perencanaan waktu harus mudah digambarkan, mudah didokumentasikan, dan manusiawi. Perlu contoh yang konkret? Baik! Mari kita ikuti contoh ini. Ikuti langkah-langkah yang disarankan di sini.

Pertama, gambarkan dengan jelas Anda ingin menjadi apa dalam 10 tahun yang akan datang. Gambarkan saja dengan jelas, tidak usah malu-malu. Toh itu juga gambaran untuk diri sendiri. Misalnya, Anda ingin menjadi penulis terkenal. Gambarkan saja penulis terkenal itu seperti apa. Menulis, memublikasikan buku, menjadi pembicara tentang bukunya, dan seterusnya. Pentingkah ini? Sepuluh tahun kan masih lama? Memang masih lama, tetapi waktu juga berjalan begitu cepat.

Tanpa gambaran cita-cita—misalnya menjadi penulis hebat—yang jelas, bisa-bisa kita terperanjat karena setelah 10 tahun berlalu, kita kok belum pernah menghasilkan tulisan. Belum pernah nulis buku. Gambaran yang jelas tentang ingin menjadi apa kita nantinya merupakan referensi utama kita untuk perencanaan tahunan, bulanan, mingguan, dan harian.

Kedua, setiap Anda mendapatkan informasi yang mengharuskan Anda hadir atau menyelesaikan pekerjaan tertentu, langsung dicatat. Ingat, catatan harus sesederhana mungkin. Kalau demikian, perlukah kita selalu membawa catatan ke mana pun kita pergi? Idealnya memang demikian, tetapi kita kok menjadi seperti wartawan ya, ke mana-mana bawa buku catatan. Beberapa orang juga tidak nyaman dengan selalu membawa catatan ke mana pun mereka pergi.

Untuk itu, saya sarankan Anda memanfaatkan fasilitas yang ada dalam handphone Anda. Kecenderungan sekarang hampir semua orang setiap saat membawa handphone. Kebiasaan ini sangat menguntungkan untuk mengelola waktu Anda. Gunakan fasilitas tersebut, sesederhana apa pun handphone Anda, pasti ada fasilitas untuk mencatat. Apalagi kalau Anda terbiasa dengan PDA (Personal Digital Assistance), handphone yang memang dirancang untuk menjadi sekretaris pribadi Anda.

Fasilitas pengaturan waktu (calendar) yang ada pada setiap PDA harus Anda manfaatkan. Catatan minimal yang harus Anda tulis adalah tanggal dan jamnya. Pada saat sekarang, semurah apa pun HP kita sudah difasilitasi dengan fasilitas calendar. Jadi, tidak anda alasan lagi untuk tidak mencatat apa yang harus kita kerjakan pada waktu-waktu tertentu.

Ketiga, luangkan waktu setiap hari untuk melihat catatan Anda hari ini dan beberapa hari mendatang. Kalau jadwal Anda penuh, aturlah sejak pagi agar semuanya bisa dilaksanakan dengan baik. Dengan baik? Ya, kita harus memiliki target untuk mengerjakan jadwal kita dengan hasil yang baik, tidak sekadar melaksanakan. Jadwal harian merupakan kunci utama kesuksesan Anda dalam mengatur waktu.

Bagaimana kalau pada hari tersebut kita tidak memiliki acara tertentu yang harus kita kerjakan? Nah, di sini pentingnya kita memiliki gambaran yang jelas kita ingin menjadi apa. Kalau tidak ada skedul yang sifatnya “harus”, segera skedulkan pekerjaan-pekerjaan yang akan menuju tercapainya tujuan kita, yaitu kita ingin menjadi apa di masa yang akan datang.

Keempat, sesibuk apa pun kita, kita harus bisa mencanangkan target untuk menuju tercapainya apa yang kita inginkan. Saya berikan contoh, seorang penulis terkenal yang saya kenal, Andrias Harefa, menargetkan dirinya menulis satu halaman dalam satu hari. Gunanya sistem target ini adalah adanya fleksibilitas saat kita menjalankan aktivitas kita. Seperti target Andrias Harefa tadi, misalnya dalam satu hari ia mampu menulis sampai tiga halaman. Itu berarti dalam dua hari ke depan ia bisa free tidak menulis karena targetnya sudah tercapai. Jadi, orientasi target di sini bukan sekadar menjalankan tugas, tetapi juga untuk mencapai hasil. Result oriented!

Kelima, laksanakan dengan penuh disiplin. Sekali sudah kita jadwalkan, kita harus penuhi. Ini adalah bagian dari menghargai diri sendiri. Dalam nanajemen waktu kita membuat perintah kepada diri sendiri untuk mengerjakan sesuatu pada waktu tertentu. Jadi, penuhi perintah kita sendiri. Kalau kita sendiri tidak menuruti perintah yang kita keluarkan, apa lagi orang lain?

Setiap kali kita selesai mengerjakan sesuatu sesuai dengan jadwal, hela napas sebentar. Anda boleh memuji diri sendiri bahwa “You do a good job!” Boleh kan memberi penghargaan pada diri sendiri? Ini akan mengisi semangat Anda kembali (recharging the spirit) untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan berikutnya dengan baik.

Selamat mencoba dan atur waktu Anda sebaik-baiknya, kerjakan sebaik-baiknya, dan kemudian lihat apa yang terjadi. Sukses![ap]

* Agung Praptapa, adalah seorang dosen, pengelola Program Pascasarjana Manajemen di Universitas Jenderal Soedirman, dan juga Direktur AP Consulting, yang memberikan jasa konsultasi bisnis dan training di bidang personal and organizational development. Alumni UNDIP, dan kemudian melanjutkan studi pascasarjana ke Amerika dan Australia, di University of Central Arkansas dan University of Wollongong. Mengikuti training dan mempresentasikan karyanya di berbagai universitas di dalam negeri maupun di luar negeri termasuk di Ohio State University, Kent State University, Harvard University, dan University of London. Kolomnis tetap di andaluarbiasa.com. Website: www.praptapa.com Email: praptapa@yahoo.com.

VN:F [1.6.9_936]
Rating: 9.0/10 (2 votes cast)
VN:F [1.6.9_936]
Rating: +2 (from 2 votes)

6 Comments

  1. Fita Irnani says:

    Muantapppp!
    Simple, mudah & applicable.
    Saya suka kutipan ini : “Kalau kita sendiri tidak menuruti perintah yang kita keluarkan, apa lagi orang lain?”

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 4.0/5 (1 vote cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: +1 (from 1 vote)
  2. Thanks Fita komentarnya. Ayo maju!

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  3. linda says:

    Good. Implementasi dari kata2 yang sering kita dengar tentang “pengaturan jadwal” telah anda berikan melalui contoh2 konkrit yang nyata sekaligus sosok idolanya. sangat menginspirasi.good luck.

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  4. Thanks Linda komentarnya. Semoga bermanfaat.

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  5. Anto frengky says:

    Luaar biasaaa..sebuah gambaran praktis yg dperlukan bg stp org yg mau merubah hdupny mjd lbh baek,diawali dr pengendalian diri yg matang,akan membukakan jalan untk mempermudah kita mencapai kberhasilan…yes!I get the points..truslah brkarya,karya anda sll kmi nantikan

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  6. Thanks Mas Anto kunjungannya. Ayo terus berkarya. Hidup xuma sekali! Do he best!

    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    UN:F [1.6.9_936]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Post a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Comment moderation is enabled. Your comment may take some time to appear.

Komentar