ANDALUARBIASA.COM

Oleh: Fita Irnani*

Teringat ucapan seorang kawan sembilan tahun lalu, pada sebuah kantor tempat saya bekerja untuk pertama kalinya. “Sudah malam, kerjakan besok saja. Jangan sampai besok enggak ada kerjaan!” katanya ketika mendapati saya masih tidak beranjak dari meja kerja Padahal, jarum jam sudah menunjukkan pukul setengah delapan malam. “Betul juga!” pikir saya saat itu memberikan pembenaran. Kalau diselesaikan malam ini, besok kerja apa? Demikianlah kesimpulan sederhana, minimalis, dan jangka pendek dari pemikiran seorang karyawan baru seperti saya.

Lain kasus ketika melakukan perekrutan untuk karyawan baru, sering kali saya melemparkan pertanyaan pada setiap kandidat perihal bagaimana mereka menyelesaikan aneka macam tugas pada saat tight schedule. Jawaban yang saya terima beraneka ragam. Kerjakan yang paling penting dahulu, atau utamakan yang deadline-nya paling cepat, atau kerjakan yang sedang ditunggui oleh user, atau kerjakan satu per satu dengan prinsip first in first out.

Berada dalam kondisi tight schedule tentunya pernah dihadapi oleh sebagian karyawan selama menjalani rutinitas di kantor. Tidak jarang seorang karyawan tidak berkutik mencari cara menentukan mana yang menjadi prioritasnya. Di sisi lain, sebagian karyawan justru asyik menjalani rutinitas tanpa memberikan jeda untuk mengkaji apakah yang dikerjakan selama ini sudah benar-benar tepat dikerjakan, atau bahkan malah beranggapan itulah prioritasnya.

Saya sering mengamati perilaku dari beberapa karyawan perihal bagaimana mereka melakukan penyelesaian tugas. Untuk bagian tertentu, mereka tampak mahir menerapkan strategi efektif hingga pada jam pulang kantor, mereka dapat menutup seluruh pekerjaannya. Bagian yang lain, justru hampir setiap hari langganan pulang malam, dan anehnya didominasi oleh pekerja yang itu-itu saja.

Secara perorangan, saya juga mendapati bahwa ternyata kemampuan mengelola waktu dan tenaga untuk menyelesaikan pekerjaan, berlainan antara satu dengan yang lainnya. Sebagian tangkas menyelesaikan apa pun yang dititahkan kepadanya, sebagian cerdik mengatur dan melakukan delegasi tugas, sebagian memborong pekerjaan karena krisis kepercayaan terhadap rekan kerjanya, dan sebagian yang lain justru menunda apa yang sebenarnya menjadi prioritas.

Jujur, saya pernah menjalani semua cara mengalokasikan waktu dan tenaga untuk menyelesaikan tugas. Kadang saya bisa secepat kilat menyelesaikan ‘orderan’ kadang takes time, butuh waktu untuk check & recheck. Kadang saya bisa dengan cepat melakukan delegasi dan bagi-bagi tugas, atau tidak jarang saya menyelesaikan pekerjaan sendiri dengan pertimbangan akan lebih cepat jika di-handle sendiri. Sampai pada akhirnya saya terbentur pada suatu pemahaman prinsip Do It Now diikuti dengan kajian penundaan yang tepat.

Do It Now akan memfokuskan kita untuk menuntaskan pekerjaan sekarang, bukan nanti. Hari ini, bukan esok hari. Jika perkerjaan hari ini tidak diselesaikan hari ini, tidaklah bijak jika kita sengaja menggesernya menjadi kewajiban esok hari. Jangan takut tidak ada lagi yang akan dikerjakan esok hari jika semua pekerjaan dikebut hari ini, karena setiap hari memiliki tantangannya sendiri. Perlu diingat bahwa kesengajaan menggeser sedikit saja merupakan gejala awal penyakit menunda. Sebelum penyakit ini menggerogoti, cegah dari sekarang.

Analisis dengan saksama, perlukah melakukan penundaan? Tentukan apa yang menjadi prioritas Anda. Review kembali bagaimana cara Anda memanfaatkan waktu dan tenaga. Penundaan boleh saja dilakukan, namun putuskan dengan cermat, buat skala prioritas, pegang komitmen penyelesaian. Analisis terlebih dahulu tingkat kepentingan dan kemendesakannya.

Seberapa penting tugas yang akan diselesaikan. Apakah hal ini mendukung pencapaian target atau sasaran kerja kita ? Atau justru tidak memberi kontribusi terhadap pencapaian target? Analisis kemendesakkannya. Apakah menuntut penyelesaian saat ini juga, atau sebenarnya justru tidak berpacu dengan waktu? Kemendesakan identik dengan alokasi waktu penyelesaian.

Penting dan mendesak, tentu saja ini menjadi prioritas utama penyelesaian tugas. Biasanya hal yang dikerjakan memiliki kontribusi yang tinggi terhadap pencapaian target kerja serta dibatasi oleh waktu. Misalnya, pembayaran gaji karyawan, komplain pelanggan, pembayaran vendor jatuh tempo.

Penting dan tidak mendesak, merupakan prioritas kedua penyelesaian tugas. Biasanya hal yang dikerjakan memiliki kontribusi yang tinggi terhadap pencapaian target kerja, namun tidak dibatasi oleh waktu. Sifatnya antisipatif untuk memperlancar tugas diprioritas pertama. Misalnya scheduling pembayaran vendor jauh-jauh hari, pencadangan dana untuk semua expenses perusahaan, budgeting di awal tahun.

Tidak penting tetapi mendesak. Sangat dibatasi waktu, namun apa yang akan diselesaikan tidak memberikan sumbangsih terhadap pencapaian target dan sasaran kerja. Contoh sederhana menjawab telepon, membuka surat masuk, atau menerima tamu asing.

Tidak penting dan tidak mendesak. Tidak dibatasi waktu, dan apa yang akan dikerjakan tidak memberi kontribusi terhadap target dan sasaran kerja. Apakah masih perlu dikerjakan? Atau coba geserkan aktivitas ini di luar waktu kerja. Misalnya, mengobrol dengan teman, jokes via e-mail, curhat karyawan yang berlebihan.

Analisis tingkat kepentingan dan kemendesakkan akan melahirkan daftar tugas yang menjadi prioritas Anda. Kelompokkan mana yang akan diselesaikan sekarang, dan mana yang menjadi prioritas kedua, ketiga atau dapat dilakukan penggeseran waktu penyelesaian. Pada saat melakukan penundaan, tanamkan komitmen untuk menyelesaikan sesuai kesepakatan waktu yang digariskan. Sedikit jeda atau misdeadline yang berulang, akan menjadi kebiasaan menunda.

Problem penundaan akan mengikat erat waktu yang kita miliki. Satu hal yang terus berjalan dan tak dapat dipanggil balik. Kehilangan waktu di hari ini, belum tentu akan kita peroleh esok hari. Buat apa ditunda jika bisa dituntaskan sekarang. So, Do It Now![fi]

* Fita Irnani lahir di kota Semarang 13 Juni 1975. Sulung dari tiga bersaudara ini menghabiskan masa kecil hingga SMA di kota kelahirannya. Alumnus workshop Proaktif “Cara Cerdas Menulis Buku Bestseller” Batch VIII, Februari 2009 ini menetap di kota Bogor dan saat ini bekerja sebagai Learning & Development Specialist pada sebuah perusahaan multinasional yang berkantor di Sudirman. Fita dapat dihubungi melalui pos-el: acho_fit[at]yahoo[dot]co[dot]id.